TRƯỜNG THCS HẢI ĐƯỜNG HỌP TRIỂN KHAI CÔNG TÁC SỐ HÓA DỮ LIỆU BẰNG TỐT NGHIỆP THCS
Lượt xem:
Thực hiện Công văn số 3581/SGDĐT-QLCL ngày 04/9/2026 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Ninh Bình về việc nhập dữ liệu số hóa bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, ngày 16/9/2026, Trường THCS Hải Đường tổ chức họp triển khai nhiệm vụ, phân công nhân lực, rà soát hồ sơ và thống nhất quy trình thực hiện. Với dữ liệu bằng tốt nghiệp trải dài từ năm 1985 đến năm 2025, nhà trường xác định rõ yêu cầu xuyên suốt là đúng quy trình, chính xác từng dữ liệu, chặt chẽ từng khâu và rõ trách nhiệm từng thành viên.
Toàn cảnh cuộc họp triển khai nhiệm vụ số hóa dữ liệu bằng tốt nghiệp THCS tại Trường THCS Hải Đường
Số hóa dữ liệu bằng tốt nghiệp không chỉ là yêu cầu về tiến độ thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn. Đó còn là quá trình chuyển đổi nguồn hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm thành dữ liệu điện tử có khả năng tra cứu, khai thác thuận tiện, lâu dài. Chính vì vậy, ngay từ khâu tổ chức thực hiện, nhà trường đã đặt yêu cầu đúng quy trình, đúng hồ sơ, đúng dữ liệu và kiểm soát chặt chẽ chất lượng làm nguyên tắc xuyên suốt.
Tại buổi triển khai, đồng chí Nguyễn Xuân Diễn – Hiệu trưởng nhà trường đã quán triệt những yêu cầu trọng tâm của Công văn số 3581/SGDĐT-QLCL, đồng thời triển khai quyết định thành lập Tổ công tác số hóa bằng tốt nghiệp THCS của nhà trường. Trên cơ sở khối lượng công việc, cán bộ, giáo viên, nhân viên được phân công thành các nhóm, với nhiệm vụ cụ thể ở từng vị trí, bảo đảm toàn bộ quá trình từ đọc hồ sơ, nhập dữ liệu đến kiểm tra, giám sát đều có sự phối hợp và kiểm soát.
Đặc biệt, dữ liệu bằng tốt nghiệp từ năm 1985 đến năm 2025 được tổ chức thực hiện theo từng gói dữ liệu, từng năm tốt nghiệp. Mỗi nhóm phải hoàn thành đầy đủ một gói dữ liệu trước khi chuyển sang gói tiếp theo. Cách tổ chức này nhằm bảo đảm công việc được triển khai có hệ thống, hạn chế sai sót và thuận lợi cho việc kiểm tra, nghiệm thu, lưu trữ sau khi hoàn thành.
Đồng chí Nguyễn Xuân Diễn – Hiệu trưởng nhà trường triển khai nhiệm vụ số hóa dữ liệu bằng tốt nghiệp THCS giai đoạn 1985–2025, phân công rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm.
Tiếp đó, đồng chí Đặng Văn Khánh – Phó Hiệu trưởng Trường THCS Hải Đường triển khai cụ thể các nội dung công việc, giúp các thành viên nắm chắc yêu cầu đối với từng bước trong quy trình. Từ việc đọc chính xác thông tin trên tài liệu giấy, nhập dữ liệu theo đúng mẫu Excel, kiểm tra toàn bộ dữ liệu sau nhập đến kiểm soát chất lượng bằng hình thức đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu điện tử, từng công đoạn đều được yêu cầu thực hiện nghiêm túc, không để xảy ra tình trạng bỏ sót hoặc nhập sai thông tin.
Trong đó, vai trò kiểm soát chất lượng được đặc biệt chú trọng. Sau khi hoàn thành một gói dữ liệu, các thành viên phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin; trưởng nhóm tiếp tục đối chiếu dữ liệu đã nhập với tài liệu giấy đối với ít nhất 10% số lượng trong danh sách đã được số hóa. Nếu phát hiện dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, quy trình kiểm tra và kiểm soát phải được thực hiện lại cho đến khi bảo đảm yêu cầu.
Đồng chí Đặng Văn Khánh – Phó Hiệu trưởng hướng dẫn quy trình nhập, kiểm tra, kiểm soát chất lượng, bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác ngay từ từng khâu
Để công việc có thể triển khai ngay, bộ phận văn phòng nhà trường đã chủ động rà soát, tập hợp và chuẩn bị các nguồn hồ sơ phục vụ số hóa, gồm sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp, sổ đăng bộ, danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp, bảng ghi tên, ghi điểm, sổ đăng bộ, bằng tốt nghiệp chưa phát còn lưu tại đơn vị và các tài liệu liên quan. Việc chuẩn bị hồ sơ được thực hiện cẩn trọng, bởi đây chính là nguồn dữ liệu gốc để các nhóm công tác khai thác, đối chiếu và xác thực thông tin trong quá trình nhập dữ liệu.
Bộ phận văn phòng chủ động rà soát, tập hợp và chuẩn bị hệ thống hồ sơ gốc phục vụ số hóa – nền tảng bảo đảm dữ liệu điện tử được hình thành đầy đủ, chính xác và có căn cứ đối chiếu
Theo yêu cầu của Sở GDĐT, nhà trường phải gửi Quyết định thành lập Tổ công tác số hóa bằng tốt nghiệp về Sở trước ngày 15/9/2026. Các gói dữ liệu được hoàn thiện theo từng giai đoạn, trong đó dữ liệu bằng tốt nghiệp cấp từ năm 2006 đến năm 2025 hoàn thành và nộp chậm nhất ngày 05/10/2026; giai đoạn 1995–2005 chậm nhất ngày 25/10/2026; giai đoạn 1985–1994 chậm nhất ngày 15/11/2026.
Sau khi hoàn thành và kiểm soát chất lượng, mỗi gói dữ liệu được đóng gói, lưu trữ đầy đủ file Excel, biên bản nhập dữ liệu, phụ lục biên bản cùng bản scan hoặc ảnh chụp từng trang tài liệu gốc đã sử dụng để nhập dữ liệu. Các gói dữ liệu của các nhóm được tổng hợp, ghi vào đĩa CD/DVD để nộp về Sở Giáo dục và Đào tạo theo đúng thời gian quy định. Đồng thời, biên bản và phụ lục biên bản bản giấy được lưu trữ lâu dài tại nhà trường cùng hồ sơ gốc, bảo đảm phục vụ hiệu quả công tác tra cứu, khai thác khi cần thiết.
41 năm dữ liệu là một hành trình dài, đòi hỏi sự khẩn trương nhưng trước hết là chính xác và trách nhiệm. Với sự chỉ đạo quyết liệt của Ban Giám hiệu, sự phối hợp chặt chẽ của các nhóm công tác và sự chuẩn bị chủ động của bộ phận văn phòng, Trường THCS Hải Đường đang tập trung số hóa từng dữ liệu từ hồ sơ gốc, bảo đảm đúng quy trình, đúng tiến độ, không bỏ sót, không sai lệch, góp phần xây dựng nguồn dữ liệu văn bằng chính xác, tin cậy, phục vụ hiệu quả công tác quản lý và tra cứu về sau./.
Hải Anh, ngày 16 tháng 9 năm 2026
Tin bài: Nguyễn Thị Hà – Giáo viên, Trường THCS Hải Đường
